上司へのメール書き出し例文集！基本マナーで失敗しない

こんにちは。はたらくわ編集部です。

上司へのメール、書き出しの一文でいつも悩みませんか？
特に社内メールだと、距離感が近いようで逆にどう書けば丁寧な印象になるか迷いますよね。件名の付け方から、休み明けの挨拶、お礼や報告、相談したいことがある時の切り出し方、さらには体調不良や謝罪といった少しデリケートな内容のメールまで、場面によって最適な表現は変わってきます。

初めて連絡する上司や、急ぎの返信メールでの書き出しも、「これで失礼じゃないかな…」と不安になることもあるかもしれません。この記事では、そんな悩みを解決するために、基本マナーから具体的な例文まで、分かりやすく解説していきますね。

• 上司へのメール書き出しの基本マナーがわかる
• 状況別の書き出し例文で迷わなくなる
• 失礼にならない件名や結びの言葉も学べる
• 社内での評価が上がるメール術が身につく

失敗しない上司へのメールの書き出し方

まずは、どんな状況でも使える基本の型をマスターしましょう。上司へのメールは、友達に送るLINEとは違って、やっぱりビジネスマナーが大切です。でも、難しく考える必要はありません。いくつかのポイントを押さえるだけで、ぐっと印象が良くなりますよ。

社内メールの書き出し基本マナー

社内メール、特に上司へのメールの書き出しは、「宛名」「挨拶」「名乗り」の3点セットが基本です。これさえ押さえておけば、まず失礼にあたることはないかなと思います。

基本の形はこんな感じです。

宛名は「役職名＋様」または「氏名＋役職名」が一般的ですね。例えば「田中部長」や「営業部 部長 田中様」といった形です。社内の慣習にもよりますが、迷ったら「（名字）部長」のように役職名をつけるのが無難です。

挨拶は「お疲れ様です。」が最も一般的で使いやすいです。朝早い時間なら「おはようございます。」でも爽やかで良い印象になるかもしれませんね。ただし、「ご苦労様です。」は目上から目下へ使う言葉なので、上司に使うのはNG。これは気をつけたいポイントです。

丁寧な印象を与える件名の付け方

上司は毎日たくさんのメールを受け取っています。だからこそ、件名だけで「誰から」「どんな内容か」がすぐに分かるようにするのが、デキる部下の気配りです。

例えば、単に「ご報告」とするのではなく、「【〇〇部・△△】A案件の進捗報告」のように具体的に書くと、上司もメールの重要度や優先順位を判断しやすくなります。

このように、【】隅付き括弧を使って部署名や自分の名前を入れると、誰からのメールか一目でわかって親切ですね。緊急の場合は「【至急】」などを件名の頭につけると、より伝わりやすくなります。

返信メールでの書き出しのポイント

上司からのメールに返信する際は、まず返信に対する感謝を伝えるのがスムーズです。 「ご連絡ありがとうございます。」や「早速のご返信、ありがとうございます。」といった一言があると、丁寧な印象になりますね。

その上で、「〇〇の件、承知いたしました。」のように、何について返信しているのかを明確にすると、話がスムーズに進みます。

件名は、送られてきたメールの「Re:」を消さずにそのまま返信するのをおすすめします。そうすることで、どのメールに対する返信なのかが一目瞭然になるからです。

休み明けに送るメールの注意点

休暇明けの最初のメールでは、不在にしていたことへのお詫びと、フォローしてくれたことへの感謝を伝えると、とても印象が良いです。

書き出しに「休暇中はご迷惑をおかけいたしました。」や「不在の間、ご対応いただきありがとうございました。」といった一文を添えるだけで、上司も気持ちよく仕事の指示が出せるかなと思います。

この一言があるだけで、チームの一員としての責任感や感謝の気持ちが伝わりますね。

初めての相手に送るメールの書き方

部署異動などで、初めて話す上司にメールを送ることもあるかと思います。その場合は、「お疲れ様です」の前に「初めてメールをお送りいたします。」と一言添えるのがマナーです。

そして、自分が何者なのかを簡潔に自己紹介することも大切。「〇〇部を拝命いたしました△△です。」のように、所属と名前をしっかり伝えましょう。

最初の印象はとても大事なので、丁寧すぎるくらいでちょうど良いかもしれませんね。

確認や依頼メールの失礼のない書き方

上司に何かを確認したり、お願いしたりするメールは、特に言葉選びに気を使いますよね。大切なのは、相手への配慮と敬意を示すクッション言葉を使うことです。

「恐れ入りますが」や「お忙しいところ恐縮ですが」といった前置きを入れるだけで、命令形のような強い印象を和らげることができます。

また、お願いする内容は具体的に、そして「〇〇していただけますでしょうか」や「ご教示いただけますと幸いです」といった依頼形・疑問形で締めると、より丁寧な印象になります。

状況で使い分ける上司へのメール書き出し例文

基本的なマナーを押さえたら、次は具体的なシーン別の書き出し方を見ていきましょう。お礼や報告、相談、謝罪など、状況に合わせたフレーズをいくつか知っておくと、いざという時に慌てずに済みますよ。

感謝を伝えるお礼メールの書き出し

何かをしてもらった後のお礼メールは、できるだけ早く送るのがポイントです。感謝の気持ちが新鮮なうちに伝えることで、相手にもその気持ちがより伝わります。

書き出しでは、何に対するお礼なのかを具体的に書くことが大切です。「先日はありがとうございました」だけでなく、「昨日は会食にお招きいただき、誠にありがとうございました。」や「先ほどの〇〇の件では、ご指導いただき感謝申し上げます。」のように、具体的に伝えましょう。

進捗を伝える報告メールの書き出し

業務の進捗を報告するメールは、結論から先に書くのが鉄則です。上司が知りたいのは「順調なのか、問題があるのか」という点。件名で内容がわかるようにし、本文の冒頭で「〇〇の件、順調に進んでおります。」や「〇〇の件で1点問題が発生いたしましたのでご報告します。」と明確に伝えましょう。

特に問題がない場合でも、定期的に報告することで、上司も安心して仕事を任せられると思います。

相談がある時のメールの書き出し方

上司に相談したいことがある時は、まずメールでアポイントを取るのが丁寧な進め方です。「〇〇の件でご相談があり、少しお時間をいただけないでしょうか」と切り出しましょう。

その際、相談内容の概要を簡潔に伝えておくと、上司も事前に状況を把握できてスムーズです。ただし、あまりに長文になったり、ネガティブな内容を詳細に書いたりするのは避け、あくまで「相談の時間をいただきたい」という要件を伝えることに徹するのが良いかなと思います。

体調不良で休む際のメールの書き方

体調不良で会社を休む際は、まずは会社のルールに従うのが大前提ですが、メールで連絡する場合は、簡潔に、そして正直に伝えることが大切です。

「本日、体調不良のため、大変申し訳ございませんが、お休みをいただきたく存じます。」と、まずは休みたい旨を明確に伝えます。その上で、引き継ぎ事項や緊急連絡先などを簡潔に添えると、上司や同僚も安心です。

謝罪メールの書き出しと注意点

ミスをしてしまった時など、謝罪のメールを送る際は、何よりも先にストレートにお詫びの言葉を述べることが重要です。言い訳から入るのは絶対にNG。

「この度は、私の不手際により多大なるご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。」と、まずは潔く謝罪しましょう。その上で、ミスの経緯と今後の対策を簡潔に説明します。誠意が伝わるよう、丁寧な言葉遣いを心がけたいですね。

評価を上げる上司へのメール書き出し術

ここまで様々な状況での上司へのメール書き出しについて見てきましたがいかがでしたか？最後に、もう一歩進んで、ただ失礼がないだけでなく、「おっ、この子は分かってるな」と上司からの評価を上げるためのポイントをまとめたいと思います。それは、「相手の時間を使わせない」という意識です。件名で内容を明確にする、結論から書く、簡潔な言葉を選ぶ、といったことは全て、忙しい上司への気配りから生まれます。この意識を持つだけで、あなたのメールは格段に良くなるはずです。ぜひ今日から実践してみてくださいね。